Architecten realiseren innovatie door samenwerking

Architectenbureaus realiseren sneller en beter innovaties in samenwerking. Dat is niet alleen mijn overtuiging. Ik zie dit ook bevestigd in de praktijk. Mijn collega, Andrea Teeuwisse, uit Brabant heeft een mooi voorbeeld van een samenwerking in een Bouwteam+.


Duurzaam bouwen is de drijfveer van dit Bouwteam+. Directeur Frits Dansen van http://www.fdarchitecten.nl/ uit De Moer deed mee vanaf het begin. Hij zegt: “Duurzaamheid is niet alleen een kwestie van minder of alternatief energieverbruik, maar ook van andere materialen en installaties - een warmte terugwinunit bijvoorbeeld. Maar denk vooral aan vermindering of voorkoming van faalkosten. Je bent dan niet alleen zuiniger met de productiemiddelen, maar houdt ook geld over om te kiezen voor duurzame oplossingen, die vaak nog wat kostbaarder zijn dan gangbare materialen en methoden.”

Gezelschap

Het netwerk van Syntens leverde een gezelschap op dat behalve uit FD Architecten bestaat uit aannemer Remmers Bouwgroep, elektrotechnisch installatiebureau Klostermann Nederland en Oostelbos Installatietechniek. (zie ook artikel van Gemeente Tilburg http://bit.ly/cTKbXJ , over ‘vernieuwde benadering van bouwproces op basis van MVO uitgangspunten).

Dansen: “Binnen Bouwteam+ zijn wij inderdaad gedurende het hele proces nauw met elkaar opgetrokken en zijn we er daarom in geslaagd duurzaam te bouwen. In mei vorig jaar kregen we de opdracht voor het tekenwerk en met kerstmis was het gebouw klaar. Dit was mogelijk omdat we als team de bouwvoorbereidingen al troffen tijdens de bouwvergunningprocedure. Doordat we al voor de bouw gestart zijn en alles goed op elkaar hadden afgestemd, zijn er geen bouwfouten of wijzigingen meer geweest.”

Betrouwbaar

Volgens Dansen gunde de Universiteit van Tilburg het project mede aan Bouwteam+, omdat de bedrijven de indruk wekten een betrouwbare eenheid te zijn. “In de praktijk is dat ook gebleken. Het kleedkamergebouw voor studenten moest bijvoorbeeld hufter proof zijn. Dat betekent onder meer dat je alle leidingen wilt wegwerken in de isolatie, dakbouw en vloer. Dikwijls plaatst dat een installateur voor moeilijke vraagstukken wanneer de architect en de aannemer hun kunstje al hebben gedaan. Nu was alles al prima op elkaar afgestemd.”

Eendracht

Een anekdote illustreert de eendracht binnen Bouwteam+. Dansen, met een glimlach: “Ik had een interpretatiefout gemaakt voor het invalidentoilet. Om veiligheidsredenen dient de deur naar buiten in plaats van naar binnen te draaien. Ik had het andersom getekend. Maar omdat we de kosten gezamenlijk dragen, hebben de aannemer en de installateurs gezegd eveneens op te draaien voor de kosten van de aanpassing. De opdrachtgever hoefde daar geen bijdrage aan te leveren.”

Architectenbureaus kunnen hun personeel strategischer inzetten

In 2008 hebben wij een onderzoek gedaan, voor de BNA, naar het personeelsbeleid bij architectenbureaus. Uit dit onderzoek bleek dat het management van de bureaus de interne kwaliteit wil verhogen. Door medewerkers zelfstandiger te laten werken, minder fouten te laten maken en beter te laten communiceren met elkaar, met opdrachtgevers en met adviseurs. Medewerkers van de bureaus willen graag werken aan hun eigen ontwikkeling.

 

Sommige bureaus hebben de uitkomsten van dit onderzoek gebruikt om hun personeelsbeleid aan te pakken. Ik ben benieuwd hoe het nu gesteld is met hun personeelsbeleid. Één van die bureaus is http://www.griffioenarchitecten.nl/ .

Een brainstormsessie binnen het management, onder begeleiding van Syntens, bracht interne problemen aan het licht. Aan het eind van de brainstormsessie is een actieplan gemaakt met acties voor alle MT-leden.

  ‘Alles is duidelijker. Waar we als organisatie naar toe willen en hoe dat doelgericht te bereiken. De medewerkers zijn meer betrokken, mondiger en de onderlinge communicatie is sterk verbeterd.’ Volgens Jan Griffioen, directeur van Griffioen architecten. Hij dacht dat zijn medewerkers de visie en strategie van het bureau kenden, maar dat bleek niet het geval.

Één van de zaken die hij heeft veranderd is het voeren van functioneringsgesprekken.

‘Iemand binnen het bedrijf had interesse in HRM en pakte het op. Sinds we hiermee aan de slag zijn gegaan, is er een enorme drang tot studeren bij de medewerkers. Veel mensen willen iets leren zodat ze iets kunnen toevoegen aan het bedrijf. Onze werknemers zijn veel gemotiveerder, iets wat we uiteraard toejuichen,’ vertelt Jan Griffioen. Om de kennisomgeving beter in te richten, verwees Syntens hen door naar een adviesbureau. Jan Griffioen:’Zij hebben geholpen om de kennis die in de organisatie leeft beter met elkaar te delen.’ Tenslotte kreeg het architectenbureau hulp bij het maken van een businessplan. In de dertig jaar dat ze bestaan, was dat er nooit gekomen. ‘In al die jaren ging het hier eigenlijk heel goed, dus zagen we nooit de noodzaak. Maar nu hadden we behoefte om te focussen, om duidelijk te maken waar we heen willen en wat onze strategie is. Daar hoort een businessplan bij.’

 Nu, twee jaar later, vroeg ik hem wat het businessplan hem heeft opgeleverd.

‘Twee dingen: zelf beter weten waar we naar toe willen. Welk deel van het werkveld. Voor wie we willen werken en voor wie niet.
De interne waardering wordt groter, omdat je weet waar je goed in bent. Dat kan je dan ook uitdragen. We hebben nu een extern bureau in de arm genomen om onze branding aan te pakken.’ Vertelt Jan.
Het bureau is ook een intranet gestart, om elkaar nog beter op te hoogte te houden. Niet alleen kennis delen, maar ook informele nieuwtjes. Zo leren de mensen elkaar beter kennen en krijgen meer waardering voor elkaar.

 

Opzet van een strategische brainstorm

Stand van zaken (sterkten/zwakten) 

• huidige situatie
• zo staan we er voor (wat gaat er goed, wat gaat er minder goed)

Wat zien we om ons heen gebeuren?(= visie, kansen en bedreigingen) 

• relevante trends en ontwikkelingen

Wat willen wij daarmee? (= ambitie)

• wat wil(len) ik/wij bereiken over 5 of 10 jaar?
• wat is dan de plaats van ons bureau?
• wat betekent dat voor mij/ons persoonlijk? Wat is mijn/ieders rol dan?

Hoe komen we daar? (= missie)

• hoe willen wij (dan) bekend staan? (=identiteit)
• wat maakt ons onderscheidend? (=succesformule/concept)
• waar moet ons bureau dan voor staan (=cultuurwaarden). Wat verwachten we van elkaar?

Wat moeten we daarvoor doen?

• hoe gaan we dat aanpakken? (= strategisch plan)
• verbeteringen/maatregelen op deelonderwerpen
• vertaling naar afdelingen: wat moet er (nog) gebeuren?

Welke mijlpalen willen we wanneer bereiken? (= doelstellingen)

• directie: wat moet het opleveren?

Wie doet Wat en Wanneer moet het af zijn? (= actieplan)